کتابخانه های تخصصی، مراکز مدیریت دانش سازمانی

ماندانا حیاتی، رئیس مرکز اطلاعات علمی و آرشیو فنی آب منطقه ای فارس/ دانشجوی دکتری بازیابی اطلاعات و دانش دانشگاه شیراز

 

چکيده:

کتابخانه تخصصي به مفهوم امروزي يک پدیده رو به رشد می باشد که پس از انقلاب صنعتی، در اروپا شکل گرفته است. دراين مقاله ابتدا به تاريخچه کوتاهی از شکل گیری کتابخانه های تخصصی و تعریف آن پرداخته شده و سپس به جایگاه و وظایف متخصصین علم اطلاعات و انواع کتابخانه های تخصصی، ویژگی کتابداران در این نوع کتابخانه ها و موانع موجود در راه تاسیس و پیشرفت این نوع مراکز به عنوان مرکز مدیریت دانش سازمانی پرداخته شده است و در پایان پیشنهاداتی در جهت رفع مشکلات موجود ارائه گردیده است.

مقدمه:

تحولات علمي و فني شگرف قرن‌هاي هجدهم و نوزدهم در افزايش دانش صنعتي و علمي تأثير بسزايي داشت. توليد و تكثير منابع چاپي موجب افزايش حجم اطلاعات شد و به‌دنبال آن ضرورت سازماندهي و كنترل مطلوب اطلاعات، به‌ويژه در حوزه صنعت و تجارت مطرح شد. از اين‌رو، پس از جنگ جهاني اول و در فاصله سال‌هاي 1914 تا 1920، كتابخانه‌هاي تخصصي گسترش يافتند. قبل از 1914 عبارت كتابخانه تخصصي براي مجموعه‌اي در رشته‌اي خاص و محدود به‌كار مي‌رفت كه توسط يك سازمان، انجمن، شخص، يا دانشكده حمايت مي‌شد. بعد از جنگ اين مفهوم گسترش يافت و به‌مجموعه جامع منابع غيركتابي به زبان‌هاي مختلف، به‌همراه طبقه‌بندي اختصاصي و نمايه‌سازي اطلاق شد. اين پيشرفت نتيجه پيدايش سازمان‌هاي جديد دولتي، بازرگاني، و صنفي بود.

افتخار ایجاد کتابخانه تخصصی در اوایل 1900 میلادی به جان کاتن دانا کتابدار کتابخانه عمومی نیویورک می رسد که پس از مذاکره با 26 نفر از کتابداران آمریکا در نیوهمپشایر تصمیم گرفتند که این نوع جدید را، کتابخانه تخصصی بنامند. در ضمن آنها بر ایجاد یک انجمن نیز موافقت کردند و آن را انجمن کتابخانه های تخصصی نامیدند و این شروع کتابخانه تخصصی بود. بعدها در 1924، در بريتانيا نيز انجمني مشابه آن با نام "انجمن كتابخانه‌هاي تخصصي و مراكز اطلاع‌رساني" ايجاد شد كه امروزه با نام رسمي "اسليب " شناخته مي‌شود. شرا، قرن 20 را قرن کتابخانه های تخصصی نامیده است (رضایی، 1388).در ابتدا، اكثر كتابخانه‌هاي تخصصي در حوزه صنعت و تجارت فعاليت مي‌كردند، ولي بعد از جنگ جهاني دوم، در حوزه علوم و فنون نيز كتابخانه‌هايي تأسيس شد. تشكيل سازمان‌هاي اقتصادي گوناگون، گسترش علوم و فنون، و فناوري جديد تأثير مهمي در رشد و توسعه كتابخانه‌هاي تخصصي داشته‌اند.

از آنجا كه كتابخانه تخصصي بيشتر به پژوهش خدمت مي‌كند تا به آموزش، آن را "كتابخانه پژوهشي" يا "مركز اطلاعات" نيز خوانده‌اند (ابرامی، 1379). اين نوع كتابخانه، بر تحقيق و كسب اطلاع و آموزش اختصاص دارد و براي تفريح و تفنن كاركنان سازمان ايجاد نشده است.

در متون، تعابیر متفاوتی براي كتابخانه تخصصي به چشم مي‌خورد، مانند كتابخانه اختصاصي، كتابخانه پژوهشي، مركز اطلاعات، كتابخانه تخصصي تحقيقاتي، و مركز خدمات اطلاع‌رساني. عبارت كتابخانه تخصصي بر مفهوم عملي و كاركرد اين نوع كتابخانه تأكيد دارد. استانداردهاي كتابخانه‌هاي تخصصي ايران، كتابخانه تخصصي را "كتابخانه‌اي براي سازمان‌هاي تحقيقاتي با هدف رفع نيازهاي ويژه آن سازمان" تعريف كرده است. اين اصطلاح مراكزخدمات اطلاع‌رساني را نيز در برمي‌گيرد و كتابخانه‌هاي تحقيقاتي كه با مجموعه‌هاي تخصصي خود، خدمات اطلاعاتي ويژه‌اي را به گروهي از كاربران و پژوهشگران ارائه مي‌دهند نيز كتابخانه تخصصي محسوب مي‌شوند (تعاونی، 1380). از دیدگاه سازمانی، کتابخانه تخصصی، واحدی است از یک "سازمان" که هدف آن فراهم ساختن اطلاعات خاص برای پیشرفت کار سازمان می باشد (سلطانی، راستین، 1379)

شرط بقا و استمرار و پويايي كتابخانه‌هاي تخصصي فراهم‌آوري اطلاعات دقيق، جامع، سريع، و ارائه خدمات به‌گونه‌اي است كه اعضاي سازمان، قادر به پيگيري پيشرفت‌هاي چشمگير در زمينه مورد نظر خود باشند و حتي از طريق مجموعه‌سازي سنجيده و متناسب موجب الهام و ايجاد انگيزه پژوهشي در استفاده‌كنندگان شود.

کتابخانه تخصصی، خود یک سازمان یادگیرنده درون سازمان یادگیرنده مادر می باشد که به صورت یک سیستم زنده و پویا عمل می نماید و اگر وظیفه عمومی هر کتابخانه را گردآوری ، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در نظر بگیریم، دریک کتابخانه تخصصی این وظایف به شکل ویژه ای که باعث پیشبرد اهداف سازمان مادر است به کاربران و استفاده کنندگان محدود و تعریف شده ای انجام می گیرد. از آنجایی که هدف اصلی کتابخانه های تخصصی حمایت از اهداف و برنامه های سازمان مادر است. به همین دلیل کتابداران باید نیازهای جاری و آتی سازمان مادر را به خوبی بفهمند، که مستلزم درکی از سازمان، درک عملکرد هر بخش در سازمان و ارتباط بین بخش ها می باشد. کتابخانه تخصصی پاره ای از یک سازمان بزرگتر است و خود واحدی جدا نیست و برای کمک به اعضای یک سازمان یا یک موسسه درکسب اطلاعات مورد نیاز خود بوجود می آید (عظیمی،۱۳۷۶).

به طور کلی کتابخانه های تخصصی در خدمت سازمان هایی هستند که برای انجام ماموریت خاص خود به اطلاعات نیاز دارند، بنابراین یک کتابخانه تخصصی می تواند در یک دانشگاه، موزه، سازمان انتشاراتی، آژانس دولتی، بیمارستان و یا شرکت تاسیس شود.

ویژگی کتابخانه های تخصصی:

1. مجموعه این نوع از کتابخانه ها از نظر موضوع، ماهیتی تخصصی دارد 2. به گروهي متخصص خدمات ارائه مي‌كند، 3) نيروي انساني شاغل در اين كتابخانه در يك رشته موضوعي تخصص دارند، و 4) خدمات اختصاصي و ويژه‌اي ارائه مي‌دهد (رزمجویان، 1385). كتابخانه¬هاي تخصصي را مي توان به انواع، صنعتي، بازرگاني، حرفه اي و دولتي تقسيم كرد.

مجموعه کتابخانه های تخصصی شامل:

     کتابخانه های تخصصی از نظر نوع و شکل مدارک از تنوع بسیاری نسبت به سایر کتابخانه ها برخور دارند و همانطور که قبلاً ذکر شد آنچه کتابخانه های تخصصی را از سایر کتابخانه ها متمایز می کند، تمرکز شدید آنها بر یک زمینه موضوعی خاص است (روشن بین، ۱۳۷۹).

   مجموعه این كتابخانه ها را طوري سازماندهي مي‌كنند كه استفاده كنندگان، خودشان اطلاعات مورد نياز را بيابند، در صورتي كه از كتابخانه تخصصي انتظار مي¬رود كه اطلاعات اخصي را بر حسب درخواست استفاده كنندگان يا بدون آن ارائه دهد. مراجعه كننده به كتابخانه تخصصي اغلب پژوهشگر يا مديري است كه وقتش ارزشمند است و بايد از اتلاف وقت او جلوگيري كرد. اين مراجعان در رشته موضوعي خاص متخصص هستند و تخصص آنان در خدمت سازمان مادر مربوطه است. كتابخانه تخصصي اطلاعات را بر حسب پيش بيني هاي لازم فراهم و سازماندهي مي‌كند، در نتيجه هر موقع كه لازم باشد، اطلاعات را در دسترس قرار مي دهد.

   مجموعه و پوشش اصلی این نوع کتابخانه انواع منابع و رسانه های منتشر شده در آن زمینه خاص است . اما به طور کلی یک کتابخانه تخصصی شامل موارد زیر است:

1.کتاب : کتاب یکی از رایج ترین ابزار ها برای اشاعه اطلاعات است ( داور پناه، ۱۳۸۲). مجموعه کتب در یک کتابخانه تخصصی از کمترین ارزش اطلاعاتی برخوردار است و در واقع جزء آخرین مدارک هستند؛ اما از آنجایی که مجموعه های مرجع و برخی مجموعه های کتاب ها و متوندر بسیاری از کتابخانه های تخصصی مورد نیازند ، لذا کتاب ها به عنوان بخش اصلی یک کتابخانه تخصصی جایگاه خود را حفظ کرده اند.

2.مجلات: یکی از مهمترین اسناد و مدارک موجود در یک کتابخانه تخصصی هستند (روشن بین، ۱۳۷۹). مجله، مجموعه ای از مقاله ها در موضوعی واحد یا در موضوع های مختلف است که با عنوانی واحد و با فاصله زمانی مشخص و حداقل دو شماره در سال منتشر می شود و یا قصد انتشار در آینده را دارد (داورپناه، ۱۳۸۲). مقالات مجلات معمولاً حاوی جدیدترین اخبار علمی و پژوهشی و بازرگانی در زمینه های مربوطه اند و لذا انتخاب یک مجموعه مناسب از مجلات تخصصی و علمی در رشته های مربوطه امری بسیار حساس است.

3.اسناد و مدارک: یک سند یا مدرک می تواند مجوعه اسناد و گزارشات طرح های عمرانی استانی و ملی ، یک گزارش آماری، یک گزارش علمی، انتشارات یک سازمان، انتشارات یک نهاد دولتی یا خصوصی، یک برگ اطلاعاتی منتشره توسط یک شخص حقیقی یا حقوقی باشد. اسناد و مدارک طرح ها، مهمترین منابعِ کتابخانه های تخصصی هستند که نحوه سازماندهی و بازیابی آنها دارای ابعاد گوناگونی است.

4. استاندارد ها : استاندارد در واقع سندی است حاوی مشخصات فنی کالا یا خدمات که معمولاً بر اساس نتایج حاصله از علم، فن آوری و تجربه تهیه می شود و بوسیله مؤسسات استاندارد و در سطح ملی، منطقه ای و بین المللی مورد تصویب و تأیید قرار می گیرد (داور پناه، ۱۳۸۲). استاندارد هم به صورت مجلد و هم به صورت تک - نگاشته منتشر می شود و به هر دو صورت نیز ممکن است در کتابخانه موجود باشد.

5. مواد دیداری و شنیداری : مواد دیداری و شنیداری شامل فیلم نوار ویدئو، عکس، اسلاید، میکرو فیلم، میکرو- فیش و نوار صوتی می باشد که با توجه به نوع ماهیت و ویژگی های کتابخانه، انتخاب و مجموعه سازی می شود.

6. نقشه ها: نقشه ها دارای فرم جامعی می باشند ، یک نقشه جغرافیایی یا آب و هوایی و یا پلان یک ساختمان، همه و همه می تواند مجموعه نقشه ها را تشکیل دهند (روشن بین، ۱۳۷۹). در سازمان های طرح محور، نقشه ها مربوط به پروژه های عمرانی نیز در این گروه قرار می گیرند.

7. مجموعه پایان نامه های و طرح های پژوهشی: دانشجویان کارشناسی ارشد و دکتری موظف به تدوین پایان نامه هستند، این در حقیقت نخستین تلاش جدی و منضبط پژوهشی دانشجویان در طول دوره خاصی از تحصیل است، چون فعالیت پژوهشی دانشجو تحت نظارت استاد راهنما است، احتمال لغزش کاهش می یابد و سبب می شود که پایان نامه از اعتبار و وجه علمی خاصی برخوردار شود (داور پناه، ۱۳۸۲) پایان نامه ها و طرح های پژوهشی سازمانی، از ارزش علمی و اطلاعاتی بسیار زیادی برخوردارند.

8.کاتالوگ های تجاری: کاتالوگ های تجاری، حاوی مشخصات فنی تولیدات محصولات می باشند. از طریق این کاتالوگ ها ، دید وسیعی در مورد یک محصول خاص بدست می آید (روشن بین، ۱۳۷۹).

به هرحال امروزه بیشترین کتابخانه های تخصصی درحال حرکت به سوی منابع الکترونیک هستند که این حرکت به زیر بنای فنی مناسب برای ذخیره ، دسترسی ، توزیع، مدیریت و اداره چنین منابعی نیاز دارد. (Singh, 2005)

بنابرین پیکره هر کتابخانه تخصصی باید حاوی خط و مشی در جهت توسعه مجموعه باشد. هر چند بسیاری از کتابخانه ها دارای خط و مشی مکتوبی نمی باشند. خط و مشیِ توسعه مجموعه، که بخشی از دستنامه مدیریت کتابخانه های تخصصی است، راهنمایی برای مجموعه¬ی کتابخانه شماست (Roth, 2002)

جامعه استفاده کننده:

عمده ترین استفاده کننده های کتابخانه های تخصصی کارشناسان، محققان و کارمندان سازمان های مادر هستند ولی در موارد خاص این نوع کتابخانه ها می توانند به سایر محققان و پژوهشگرانی که در آن زمینه تخصصی مشغول فعالیتند، خدمات کتابداری و اطلاع رسانی ارائه کنند (مزینانی،۱۳۸۲).

بنابراین کتابداران کتابخانه های تخصصی قادر خواهند بود اطلاعات با ارزش و درستی را برای استفاده کنندگان فراهم کنند به خاطر اینکه آنها ویژگی های مشاغل سازمان را درک کرده اند و می توانند اطلاعات را از منابع گوناگون به صورت چاپی و ارتباط پیوسته ردیابی و جستجو کنند. بنابراین هدف این نوع از کتابخانه ها در جهت اهداف سازمان مادر می باشد. که شامل: فراهم آوری اطلاعات در راستای اهداف سازمانی و بالا بردن سطح دانش تخصصی کارکنان.

وظایف و ویژگی های کتابداران کتابخانه های تخصصی:

وظايف كتابخانه هاي تخصصي عبارت است از انتخاب، فراهم آوري، آماده سازي، ذخيره سازي، بازيابي و انتشار يا توليد مجدد مدارك، داده ها و اطلاعات. كتابدار كتابخانه تخصصي وظايفي به شرح زير بر عهده دارد:

1. كتابدار كتابخانه تخصصي براي آگاهي اعضاي سازمان از پيشرفت هاي مهم در زمينه هاي مورد علاقه آنان، امكانات لازم را براي ارائه خدمات اطلاع رسانی فراهم مي آورد. 2. كتابدار كتابخانه تخصصي با پیاده سازی مدیریت دانش تجربی کارکنان در طول طرح و نتایج حاصل از جستجوی آن، قبل از آغاز پروژه هایي كه قرار است سازمان اجرا كند، در پيشرفت كار به آنان اطمينان مي دهد. اين امر از دوباره كاري و هدر رفتن منابع جلوگيري مي‌كند.3 .كتابدار كتابخانه تخصصي با ارائه اطلاعات سریع و به موقع در وقت استفاده كنندگان صرفه جويي مي‌كند. 4. او بايد داراي دانش و اطلاعات موضوعي، به ويژه دانش فني در زمينه تخصصي سازمان مادر مربوطه باشد. بنابراين داشتن مدركي در موضوع مورد نظر ميتواند يك ارزش به حساب بيايد. داشتن تجربه در شغل مربوطه يك شرط مهم است و ميتواند فقدان دانش موضوعي او را جبران كند. 5. و بايد در فنون كتابداري، به ويژه در نمايه سازي، چكيده نويسي، گزارش نويسي، بررسي هاي كتابشناختي و جستجو در نوشتجات داراي مهارت باشد. اگر شخص دوره هاي كتابداري و علوم اطلاع رساني را با موفقيت گذرانده باشد، ميتواند اين فنون را به قدر كفايت كسب كند و با رسانه ها و تكنيكهاي جديد آشنايي داشته باشد.

از آنجایی که مهمترین سرمایه هر سازمان، دانش آن سازمان است و مدیریت این سرمایه باید یکی ازمهم ترین نگرانی ها باشد، بنابراین مدیریت دانش را کمک به سازمان در یافتن راه های نوین بهره جویی از دانش عینی و ذهنی افراد سازمان به شمار می آورند (حسن زاده،۱۳۸۲ ) بنابراین امروزه کتابخانه ها بطور اجتناب ناپذیری با مفهوم جدید مدیریت دانش مواجه خواهند بود و در میان انواع کتابخانه ها، کتابخانه های تخصصی از موقعیت ممتازی بر خوردارند و می توانند به طور مستقیم در فرایند مدیریت دانش نقش بارزتری داشته باشند زیرا در داخل یک موسسه یا سازمان خاص شکل گرفته و فعالیت می کنند و موسسات برای بقا خود مسایل هزینه و سودمندی را سرلوحۀ فعالیت های خود قرار می دهند بنابراین از یک سو دستیابی به اهداف مورد نظر از اهمیت خاصی برخوردار است و از سوی دیگر مفید بودن فعالیت کتابخانه در چنین سازمان هایی منوط به بازده و نقش آنها در دستیابی به اهداف مذکور است به همین دلیل نقش کتابخانه های تخصصی بیشتر از سایر انواع کتابخانه ها در متون مربوط به مدیریت دانش مورد توجه قرار گرفته است (حسن زاده،۱۳۸۲).

كتابداران با داشتن اين تواناييها ميتوانند خدمات ذيقيمتي به استفاده كنندگان برسانند و اين در حالي است كه استفاده كنندگان، به ويژه در كشورهاي در حال توسعه، كتابخانه هاي تخصصي را آنطور كه بايد نميشناسند و از آن استقبال نمي‌كنند. براي عدم استقبال از اين نوع كتابخانه ها دلایلی وجود دارد (رضائی، 1388).

استفاده کنندگان اغلب رسالت کتابخانه و کتابدار را نمی شناسند و افرادی تحصیلکرده و در حوزه تخصصی خود بسیار آگاه و مطلع هستند، بنابراین، بر عهده کتابدار است که کتابخانه و خدمات آن را به عنوان مرکز اطلاعات علمی به استفاده کنندگان معرفی کند. فقدان ارتباط صحیح بین کتابداران و مدیران سازمانی به دلیل عدم اطلاعات کافی متخصصین علم اطلاعات از طرح های آتی سازمان، موجب شده که کتابداران قادر به ارائه خدمات مناسبی نباشند.. فقدان ردیف بودجه ای برای استخدام کارکنان متخصص علم اطلاعات در مراکز اطلاعات علمی سازمان های مادر نیز مزید بر علت گشته است و در نهایت فقدان شبکه کتابخانه ای مناسب به منظور بالا بردن سرعت عمل و صحت اطلاعات عامل مهم دیگری در عدم استقبال استفاده کنندگان از این نوع کتابخانه است.

نتیجه گیری:

کتابخانه‌های تخصصی از مهم‌ترین ابزارهای توسعه واقعی سازمان و به‌تبع آن توسعه کشور محسوب می‌شوند. این در حالی است که تاکنون سازمان‌ها در کشور ما به‌ طور جدی به این مقوله توجه ننموده‌اند. بی‌توجهی به اطلاعات مداری در تصمیم‌گیری و عدم پذیرش نقش کتابخانه‌های تخصصی در توسعه سازمان، باعث غفلت از نقش این مراکز پراهمیت شده است.در کنار لزوم توجه بیشتر مدیران سازمان‌ها به نقش کتابخانه‌های تخصصی، کتابداران نیز باید با ارائه هر چه بیشتر و بهتر ارزش‌های خود؛ در تبدیل دانش ضمنی افراد به دانش عینی و کاربردی کوشیده و اعتماد افراد را به کتابداران کتابخانه‌های تخصصی جلب نموده و خود را به عنوان یک کـــارشناس اثرگذار همـانند کارشناسان بخش‌های دیگر سازمان بـــاور داشته علاوه بر این کتابداران کتابخانه‌های تخصصی برای اینکه بتوانند بهتر به فعالیت خود ادامه دهند باید در فراگیری مهارت‌های ویژه نظیر مهارت‌های ارتباطی، رهبری، سواد اطلاعاتی، سواد رایانه‌ای و کار گروهی اهتمام بورزند

از آنجا که کسب و تولید دانش قدرت محسوب می‏شود و تجهیز کتابداران به مهارت‏های روز، و اینکه کتابداران نه تنها باید به مدیریت اطلاعات بیرونی بلکه به اطلاعات تولید شده در درون سازمان خود خود نیز بپردازند، نقش کتابخانه‏های تخصصی در امر پژوهش که یکی از ضروریات جوامع دانش‌مدار است، مشهود می‏گردد . در مورد فعالیت‏ها و کارکرد کتابخانه تخصصی، باید کتابخانه ها بر اساس استانداردهای مطرح شده سنجیده شوند، تا بتوان کمبودهای حاضر و آتی آن را مرتفع نمود.کتابخانه های تخصصی برای پاسخ به نیاز اطلاعاتی استفاده کنندگان خاص سازمان مادر تخصصی به وجود می آیند و هدفشان در راستای اهداف سازمانی و استفاده کنندگان خاص است. دانش کتابداران کتابخانه های تخصصی میبایست متناسب با نیاز روز بوده و به عنوان مراکز مدیریت دانش سازمانی عمل نمایند.

منابع و ماخذ

ابرامي، هوشنگ (1379). شناختي از دانش‌شناسي (علوم كتابداري و اطلاع‌رساني). ويرايش 2. به كوشش رحمت‌الله فتاحي. تهران: كتابدار.

حسن زاده، محمد (۱۳۸۲) "نقش كتابخانه های تخصصی درمدیریت دانش سازمان ها". سازمان برنامه و بودجه، مركز مدارك اقتصادی واجتماعی و انتشارات. درهفتمین همایش كتابداران سازمان برنامه وبودجه، رشت:۱۹-۲۱ اسفند، ۱۳۸۲.ص ۵۰-۵۶

داورپناه، محمدرضا(۱۳۸۲). "جستجوی اطلاعات علمی وپ‍ژوهشی درمنابع چاپی والكترونیكی"، انتشارات ودبیزش، چاپار، ص ۱۳-۱۵

رزمجویان، مهرناز (۱۳۸۵)."نقش كتابخانه های تخصصی درسازمان ها "، مجله الكترونیكی پژوهشگاه اطلاعات ومدارك علمی ایران ، دوره ۶ ،شماره ۱.

رضائی، نفیسه (1388). کتابخانه های تخصصی. تهران: ماهنامه اطلاع یابی و اطلاع رسانی. پژوهشگاه علوم انسانی و مطالعات فرهنگی. 26-35.

روشن بین، فروز (۱۳۷۹) ."مدیریت كتابخانه هاو مراكز اطلاع رسانی تخصصی". انتشارات صنم.

سلطانی، پوری؛ راستین، فروردین (1379).دانشنامه کتابداری و اطلاع رسانی. فرهنگ معاصر.

Roth, G.L. (۲۰۰۲)."starting a Special Library From Scrath".

http://Libsci.Sc.edu/bob/class/clis۷24/Special Libraries handbook.html

Singh, S.P.(۲۰۰۵). "special Libraries in the Electronic Environment".Book well , New Delhi.