گزارشی از مرکز اسناد و کتابخانه تخصصی
اداره کل میراث فرهنگی،گردشگری وصنایع دستی فارس:
فعالیت ها، روش ها و فرایندها
دکتر شهلا سام
مسئول مرکز اسناد و کتابخانه تخصصی اداره کل میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی فارس
مقدمه
آن چه امروز به عنوان کتابخانه تخصصی اداره کل میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی فارس می شناسیم در واقع در سال 1363 با انتقال مجموعه کتاب های کتابخانه روزبهان شیراز به یکی از اتاق های ارگ کریم خان و با نامکتابخانه اداره کل میراث فرهنگی فارسشکل گرفته است.این کتابخانه تا سال 1379با خرید منابع جدید و تنظیم قفسه های کتاب هابا استفاده از روش های سنتی و بدون بهره گیری از روش های علمی و استاندارد، سعی بر پاسخگویی به مراجعه کنندگان از جمله همکاران و سایر پژوهشگرانداشت. در همان سال با جذب کارشناس متخصص و برنامه ریزی برای گسترش مجموعه با استفاده از روش های استاندارد و علمی سازماندهی و مجموعه سازی مسیر تازه ای جهت رشد و تحول پیش روی قرار قرار گرفت. در سال 1382 مرکز اسناد و مدارک نیز در کنار کتابخانه تخصصی به منظور نگهداری، سازماندهی و گردآوری مدارک غیر کتابی ایجاد گردید که بخش عمده این مدارک را نقشه ها، عکس ها و گزارش های موجود در بخش فنی اداره کل تشکیل می داد.
سال 1384 پس از ادغام سازمان میراث فرهنگی و سازمان ایرانگردی و جهانگردی و یک سال بعد با ترکیب سازمان صنایع دستی، کتابخانه تخصصی و مرکز اسناد اداره کل میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی فارس با مجموعه ای متشکل از منابع اطلاعاتی هر سه دستگاه با ساختاری جدید به فعالیت خود ادامه داد.
به دلیل کمبود فضای فیزیکی مناسب، این مجموعه از زمان تاسیس تا کنون به مکان های مختلفی از جمله ارگ کریمخان، عمارت هفت تنان و ساختمان سابق ایرانگردی و جهانگردی نقل مکان نموده است. سرانجام در سال 1393 با حسن نظر مدیریت محترم، جناب آقای دکتر امیری، ساختمان مناسبی در اختیار مرکز قرار گرفت و همین امر زمینه فعالیت های تخصصی پژوهشی را بیش از پیش فراهم نمود.
شرح وظایف
مرکز اسناد و کتابخانه تخصصی اداره کل میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی فارس با گردآوری انواع مدارک علمی و منابع اطلاعاتی شامل: کتاب، نقشه، گزارش، عکس، اسلاید، نگاتیو، پوستر، بروشور و لوح فشرده در زمینه های باستان شناسی، مرمت، معماری و شهر سازی، زبانشناسی و گویش، مردم شناسی، هنر، صنایع دستی، موزه داری، ایران شناسی،گردشگری، هتلداری و دیگر رشته های مرتبط با میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری به زبان های فارسی، لاتین و عربی به ارائه خدمات به پژوهشگران و علاقمندان می پردازد.
با تلاش ها و پیگیری هایی که از سوی این مرکز صورت گرفت از سال 1391 مصوب گردیده است که تمامی پیمانکاران، مشاوران و سایر طرف های قرارداد با اداره کل یک نسخه از گزارش کار نهایی و یا مطالعات انجام یافته را قبل از تسویه حساب به این مرکز تحویل دهند.
مرکز اسناد و کتابخانه تخصصی اداره کل میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی فارس متشکل از سه واحد کتابخانه، واحد اسناد و مدارک و واحد دریافت و کنترل اسناد و مدارک است:
شرح وظایف مسئول مركز اسناد و مدارك و كتابخانه تخصصي
ü برنامه ريزي، هماهنگي و هدايت امور مركز اسنادو مدارك و كتابخانه تخصصي
ü نظارت بر انجام صحيح فرآيندها در واحد كتابخانه
ü نظارت بر انجام صحيح فرآيندها در واحد اسناد و مدارك
ü تهيه گزارش هاي عملكرد و آمارهاي دوره اي واحد كتابخانه و واحد اسناد و مدارك
ü كسب آگاهي از انواع منابع اطلاعاتي (چاپي و غير چاپي) در حوزه فعاليت هاي اداره كل
ü آموزش به همكاران در زمينه انجام فعاليت هاي تخصصصي و همكاري با آنان
ü شناخت نيازهاي اطلاعاتي پژوهشگران (همكار و غير همكار)
ü تهيه منابع اطلاعاتي تخصصي بر اساس نيازسنجي و در چارچوب آيين نامه و مقررات مالي اداره كل
ü انجام مطالعات و پژوهش هاي علمي جهت به روزآوري مركز و پيشرفت امور
شرح وظایف واحد اسناد و مدارك
ü سازماندهي منابع اطلاعاتي : نمايه سازي، فهرست نويسي، رده بندي و پردازش انواع منابع اطلاعاتي(طرح، گزارش، نقشه، پايان نامه، عكس و ...)
ü تكميل كاربرگهها جهت ورود و ذخيره اطلاعات منابع اطلاعاتي در بانك نرمافزاري
ü آماده سازي منابع اطلاعاتي: ممهور نمودن و الصاق برچسب رده راهنماي منابع اطلاعاتي
ü سازماندهي فيزيكي منابع اطلاعاتي: جايدهي انواع منابع اطلاعاتي در آرشيوهاي مجزا بر اساس شماره رده راهنما
ü جستجو و بازيابي اطلاعات براساس نيازهاي اطلاعاتي پژوهشگران و همكاري با آن ها در چارچوب ضوابط
ü محاسبه و ثبت آمار روزانه مربوط به فعاليت هاي واحد
شرح وظایف واحد کتابخانه
ü ثبت كتاب ها: تخصيص شماره ثبت انحصاري به هر كتاب و تكميل فرم هاي مخصوص ثبت
ü سازماندهي كتاب ها: فهرستنويسي و رده بندي كتاب ها با استفاده از روش ورودي استاندارد كتابخانه ملي ايران(ايزو گرفتن)
ü تكميل كاربرگه ها جهت ورود و ذخيره اطلاعات كتابشناختي در بانك نرم افزاري
ü آماده سازي كتاب ها: ممهور نمودن كتاب ها و الصاق برچسب هاي مخصوص
ü كنترل مخزن كتابخانه: جايدهي صحيح كتاب ها در رف ها و تنظيم آن ها بر اساس شماره رده راهنما
ü جستجو و بازيابي اطلاعات كتابشناختي براساس نيازهاي اطلاعاتي پژوهشگران و همكاري باآن ها در چارچوب ضوابط
ü محاسبه و ثبت آمار روزانه مربوط به فعاليت هاي واحد
شرح وظایف واحد دريافت و كنترل اسناد و مدارك
ü دريافت و جمع آوري منابع اطلاعاتي
ü ثبت اطلاعات يا داده هاي پايه در انواع منابع اطلاعاتي
ü كنترل منابع اطلاعاتي دريافت شده از واحدهاي اداره كل
ü تفكيك منابع اطلاعاتي دريافت شده برحسب نوع منبع اطلاعاتي(طرح، گزارش، نقشه، پايان نامه، عكس و ...)
ü ارسال منابع اطلاعاتي تفكيك شده به واحد مربوطه(واحد كتابخانه يا واحد اسناد و مدارك)
ü حذف منابع اطلاعاتي غير مرتبط از مجموعه منابع اطلاعاتي تخصصي
ü همكاري در فرآيندهاي واحد كتابخانه و واحد اسناد و مدارك برحسب نياز
شرح فرایندها
|
خدمات قابل ارائه به ارباب رجوع
|
|
خدمات قابل ارائه به پیمانکاران و مشاوران
|
|
خدمات قابل ارائه به کاربران
|
|
1- جستجوی منابع اطلاعاتی مورد نیاز کاربران 2- بازیابی منابع اطلاعاتی موجود بر اساس درخواست کاربران 3- تحویل منابع اطلاعاتی به کاربران در قالب کتاب ، CD و یا فایل دیجیتالی 4- باز پس گیری منابع امانت داده شده
|
|
1-دریافت تایید صحت اطلاعات موجود در اسناد و مدارک پیمانکاران و مشاوران از معاونت مربوطه
2-ارسال نامه تایید مبنی بر دریافت اسناد و مدارک صحیح ویا اصلاح شده از مشاوران و پیمانکاران به واحد امور مالی |
خدمات قابل ارائه به ارباب رجوع
|
نوع خدمات قابل ارائه به ارباب رجوع : الف )خدمات قابل ارائه به پژوهشگران ب) خدمات قابل ارائه به مشاوران و پیمانکاران
|
الف )خدمات قابل ارائه به پژوهشگران : 1- جستجوی منابع اطلاعاتی مورد نیاز پژوهشگران 2- بازیابی منابع اطلاعاتی موجود بر اساس درخواست پژوهشگران 3- تحویل منابع اطلاعاتی به پژوهشگران در قالب کتاب ، CD و یا فایل دیجیتالی 4- باز پس گیری منابع امانت داده شده ب) خدمات قابل ارائه به مشاوران و پیمانکاران : ارائه تایید یه مبنی بر دریافت اسناد و مدارک از مشاوران و پیمانکاران
|
| مقررات مورد عمل و مراحل انجام کار |
1- دریافت کارت شناسایی معتبر از پژوهشگر 2- تکمیل فرم ویژه امانت جهت ثبت مشخصات پژوهشگر و ثبت منابع اطلاعاتی مورد استفاده (منابع اطلاعاتی مرجع شامل کتابهای مرجع ، اسناد و مدارک به امانت داده نمی شوند ) |
| مدت زمان انجام کار |
الف )مدت زمان جستجو و بازیابی : 1-مسوول واحد کتابخانه و مسوول واحد اسناد و مدارک از حداقل 5 دقیقه تا حداکثر 5 ساعت با پژوهشگر همکاری کامل دارند . این زمان توسط شخص پژوهشگر بر اساس درخواست های پژوهشی وی تعیین می گردد 2-مدت زمان بازپس گیری منابع امانت داده :حداکثر 5 دقیقه ب)مدت زمان ارائه تاییدیه به مشاوران و پیمانکاران : حداکثر 10دقیقه |
| مدارک مورد نیاز و فرم های مورد عمل |
1-کارت شناسایی معتبر 2- تکمیل فرم های ویژه امانت کتاب ، اسناد و مدارک |
| واحدهای ارائه کننده خدمات |
1-واحد کتابخانه 2-واحد اسناد و مدارک |
| نام متصدی انجام کار |
1-واحد کتابخانه : سرکار خانم کازرونی 2-واحد اسناد و مدارک : سرکار خانم مهندس خلیلی عصر |
| اوقات مراجعه |
پژوهشگران همکار : همه روزه : 30/7 الی 30/14 پژوهشگران غیر همکار: دوشنبه- چهارشنبه: 8 الی 18 |
| نوع فناوری مورد استفاده |
نرم افزار پارس آذرخش پرینت - اسکن - ایمیل |
1- فراهم آوری و مجموعه سازی منابع اطلاعاتی
2- سازماندهی اصولی و علمی منابع و تشکیل بانک اطلاعاتی
3- حفاظت و نگهداری منابع موجود و جلوگیری از آسیب دیدگی کتاب ها و اسناد
4- اشاعه اطلاعات و ارائه منابع اطلاعاتی به پژوهشگران و علاقمندان.
هم اکنون کتابخانه و مرکز اسناد اداره کل میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی فارس با مجموعه ای متجاوز از 10هزار جلد کتاب و نشریه، بیش از 2500گزارش و 3 هزار شیت نقشه و غالب بر 700نسخه لوح فشرده و فیلم ، 5000 قطعه عکس، نگاتیو و اسلاید در راستای اهداف زیر، روزانه به صورت رایگان پاسخگوی ده ها نفر از پژوهشگران، اساتید، دانشجویان، دانش آموزان وسایرعلاقمندان می‌باشد.
