اهمیت آرشیو دیجیتالی

محمدرضا قانع

دانشیار علم اطلاعات و دانش­شناسیموسسه استنادی علوم (ISC) و پایش علم و فناوری

آرشیوها امکاناتی هستند که مجموعه ‌های فیزیکی را در خود جای می ‌دهند، جایی که سوابق و مواد سازماندهی و محافظت می ‌شوند. در شرایط فعلی با استفاده از اینترنت، آرشیوهای دیجیتالی مدارک را در دسترس محققان و عموم مردم قرار می دهند. بنابراین، آرشیو دیجیتال از طرف سازمان­ ها باید جدی گرفته شود. در نگاه اولیه و کلی چنین آرشیوی سازمان ­ها را در از دست رفتن داده ­ها وجلوگیری از پیامدهای قطعی و احتمالی آن کمک می­کند. از طرفی تضمین می­کند که سوابق حفظ شده و در هر زمان می­توان به آنها دسترسی داشت. از این رو، آرشیو دیجیتال فرآیندی برای حفظ محتوای دیجیتال به منظور استفاده در آینده است و سازمان ها، به­ویژه کتابخانه ­ها، باید راهی برای ثبت و ذخیره سوابق دیجیتال داشته باشند. اهمیت موضوع برای رشته علم اطلاعات و دانش شناسی شامل مدیریت داده ­ها، ذخیره سازی داد­ه ها، انتقال داده­ ها، حفظ دیجیتال و مدیریت ابرداده است و به ذخیره سازی اطلاعات و مدیریت داده­ های دیجیتالی اشاره دارد. به عبارتی برای ذخیره و بازیابی اطلاعات مرتبط از اهمیت برخوردار است.

به دلیل رشد سریع محتوای دیجیتال در دهه­ های اخیر، شناسایی، ذخیره و دسترسی به داده­ های دیجیتال به یک ضرورت تبدیل شده است. در شرایط فعلی، داده ها با خطرات زیادی همراه هستند و مسامحه در مراقب آنها، دارای پیامد­های منفی است که به صاحب داده و جامعه استفاده­کننده باز می­گردد. باید توجه داشت که آرشیوها درمعرض خطر هستند، زیرا مستعد دستکاری و تخریب هستند. برخی از داده ها به سادگی در طول زمان به دلیل پوسیدگی (یعنی داده های شما هر روز تغییر می کند ـ آیا پایگاه داده شما به روز است؟ آیا داده هایی که برای هدایت کسب و کار خود استفاده می­ کنید از صحت و دقت اولیه برخوردار است؟ از این رو، در پیوند با پوسیدگی و کهنگی تحلیل داده ها مسئله­ای است که هر سازمان (کتابخانه)، نهاد یا شرکتی باید در مقطعی با آن مواجه شود) یا به دلیل عدم آگاهی کاربر از مدت زمان استفاده از دستگاه خود از بین می ­روند. در نهایت، داده­ ها یا از بین می ­روند یا از سیستم حذف می­ شوند. تنها راه بازگرداندن اطلاعات از طریق پشتیبان­ گیری و همگام­ سازی است که به زمان و منابع زیادی نیز نیاز دارد. به همین دلیل است که داشتن یک برنامه در مورد نحوه انجام این کار مهم است.

آرشیو دیجیتال درای مزایایی است که شامل موارد زیر است:

افزایش کارآیی: آرشیو دیجیتال می ­تواند به سازمان­ ها (کتابخانه ­ها) کمک کند تا با خودکارکردن بسیاری از وظایف مرتبط با مدیریتِ سوابق، ذخیره و بازیابی، کارآمدتر شوند.

دسترسی بهینه: آرشیو دیجیتال می ­تواند در هر زمان و هر مکان دسترسی به سوابق را فراهم کند، که می ­تواند یک مزیت بزرگ برای سازمان هایی باشد که نیاز به اشتراک­گذاری مدارک با کارمندان یا مشتریان مستقر در مناطق جغرافیایی مختلف دارند.

تقویت امنیت: امنیت یکی از مهمترین مزایای آرشیو دیجیتال در نظر گرفته می ­شود زیرا می­ تواند به محافظت از مدارک و سوابق در برابر آسیب فیزیکی یا تخریب و همچنین دسترسی غیرمجاز کمک کند.

صرفه­جویی در هزینه: صرفه جویی در هزینه نیز یکی از مهمترین مزایای آرشیو دیجیتال در نظر گرفته می­شود زیرا فضای ذخیره­سازی را کاهش می ­دهد.

بهره وری بیشتر: بزرگترین دستاوردهای بهره وری ناشی از عدم نیاز به جستجو زیاد برای اسناد است. اگر اسناد سریع یافت شوند، کار با سرعت بیشتر انجام می ­شود.

بهبود خدمات مشتری: یکی از مهمترین مزایای آرشیو دیجیتال، توانایی بهبود خدمات به مشتریان است.

در پیوند با کتابخانه­ ها بویژه کتابخانه ­های دانشگاهی و پشتیبانی از انواع مأموریت ­های دانشگاهی، دیجیتالی کردن کتابخانه دامنه موضوعی مجموعه ­های کتابخانه دیجیتال را گسترش می­ دهد. بدون شک با توجه به تحول دیجیتالی، کتابخانه­ های دیجیتالی آینده به آرشیوهای دیجیتالی با دسترسی آزاد برای جوامع علمی در سطح ملّی و بین المللی تبدیل خواهند شد. دیجیتالی‌ سازی کتابخانه‌ ها و کتابخانه ‌های دیجیتالی، کتابخانه‌ های دانشگاهی را قادر می ‌سازد تا به تولیدکنندگان اطلاعات و دانش در زنجیره تولید دانش تبدیل شوند. نکته قابل تأمل این است که این مهم در کشورهای پیشرفته مسیر خود را پیدا کرده است و ایران نیز در این خصوص نیازمند برنامه ­ریزی جدی است. زیرا توسعه دیجیتالی کردن کتابخانه ­ها و کتابخانه­ های دیجیتالی سنگ بنای محکمی را برای کتابخانه ­های دانشگاهی آینده در بستر اینترنت ایجاد می ­کند. کتابخانه­ های دیجیتال نه تنها حاوی اشیاء دیجیتالی هستند بلکه داده­های دیجیتالی نیز دارند. گزینش داده ‌های دیجیتال حوزه جدیدی برای پژوهشگران و دست اندرکاران کتابخانه دیجیتال است. کتابخانه­ ها و آرشیوهای دیجیتال پایه و اساس مدیریت دیجیتال و برنامه های مرتبط را در این رابطه ایجاد می کنند.

تحول دیجیتالی روش­ های ایجاد، دسترسی و استفاده از اطلاعات را تغییر می ­دهد. طراحی و توسعه کتابخانه­ ها و آرشیوهای دیجیتال به سوادها و مهارت ­های دیجیتالی، ارتباطی و سایر مهارت های فنی بستگی دارد. بنابراین آرشیوها وکتابخانه‌ های دیجیتالی موفقی که منجر به یک محیط دیجیتال جهانی می‌شوند، نیازمند افراد با مهارت­ های لازم و کافی هستند. در این رابطه سیاستگذاری و برنامه­ ریزی در گرو ماهیت و رشد کتابخانه­ های دیجیتال، زیرساخت­ های فناورانه، مجموعه ­های کتابخانه دیجیتال، دیجیتال­ سازی و مدیریت اسناد، سازماندهی اطلاعات دیجیتال، بازیابی اطلاعات، کاربران، رابط ­ها و کتابخانه­ های دیجیتالی کاربر محور است. برای دستیابی به یک آرشیو دیجیتال موفق باید سیاست آرشیو دیجیتال را توسعه داد، انتخاب و آموزش نیروی انسانی ماهر و ایجاد طرح آرشیو دیجیتال را در نظر داشت و اطمینان از وجود بودجه مناسب برای استمرار آرشیو دیجیتال حاصل کرد.