گفتکو با سرکارخانم ماندانا حیاتی، رئیس مرکز اطلاعات علمی و آرشیو فنی سازمان آب منطقه ای فارس
زهرا شاه نظرنژادخالصی، دانشجوی دکتری علم اطلاعات و دانش شناسی گرایش مدیریت اطلاعات و دانش دانشگاه شیراز
مریم ترکمن، دانشجوی کارشناسی ارشد علم اطلاعات و دانش شناسی گرایش مدیریت اطلاعات دانشگاه شیراز
1. لطفا خودتان را برای مخاطبان معرفی نموده و بفرمایید که در کدام سازمان و در چه سمتی مشغول به فعالیت هستید؟
به نام ایزد یکتا. ماندانا حیاتی هستم. دانشجوی دکتری علم اطلاعات و دانش شناسی در گرایش بازیابی اطلاعات و دانش از دانشگاه شیراز و با سمت رئیس مرکز اطلاعات علمی و آرشیو فنی سازمان آب منطقه ای فارس مشغول فعالیت می باشم.
2. اهمیت آرشیو دیجیتال را چگونه ارزیابی می کنید؟
مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکاز بخش های اساسی تحول دیجیتال در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی و به عنوان هدفی استراتژیک در صنعت است. اینکه اطلاعات و منابع در ابتدا چگونه تولید یا جمع‌آوری شده حائز اهمیت نمی باشد بلکه اهمیت آن در این است که اسناد و منابع اطلاعاتی و چگونگی آرشیو آنها، به یک دارایی با ارزش برای سازمان ها تبدیل شده است.
یافتن یک رویکرد کارآمد برایآرشیو اطلاعاتدر فرآیند چرخۀ حیات آن- از ایجاد تا پردازش، نگهداری، وجین و امحاء آن ها- چالشی بزرگ است. درعین‌حال، نیاز به ایجاد چنین رویکرد کارآمدی ضروری است و منافع این کار در مدیریت دانش های آشکار سازمانی و کاهش هزینه و عملکرد سازمان مربوطه بسیار مهم است. هرچند، چالش هایی مانند همگام سازی با فناوری، مدیریت، هزینه های ایجاد و نگهداری و امنیت و ایمنی داده ها باید با موفقیت حل شوند.
3. از دیدگاه شما آرشیو دیجیتال نسبت به آرشیو سنتی دارای چه مزایا و چه چالش هایی می باشد و برای رفع این چالش ها چه اقداماتی باید انجام داد؟
به منظور شناخت بیشتر لازم است ابتدا سیر تحول کتابخانه ها از سنتی به دیجیتال و تفاوت آنها مورد بررسی قرار گیرد.
کتابخانه ی سنتی:موجودی این کتابخانه ها به صورت چاپی بوده و هیچ کار رایانه ای روی آن انجام نشده است. همچنین فعالیت های کتابداران نیز به صورت سنتی و نوشتاری انجام می گیرد.
کتابخانه خودکار:در این کتابخانه ها، فعالیت هایی مانند فهرست نویسی، امانت، فراهم آوری و ...، با کمک گرفتن از فناوری دیجیتال و رایانه انجام می شود. منابع این کتابخانه ها به صورت چاپی است اما فعالیت های کتابداران و اعضای کتابخانه، به صورت دیجیتال انجام و ثبت می شود.
کتابخانه ی الکترونیکی: فعالیت ها به صورت خودکار است اما منابع به صورت دیسک های فشرده در اختیار متقاضی قرار می گیرد. در واقع در این مرحله، تعداد منابع چاپی کم تر می شود.
کتابخانه ی دیجیتال:در این کتاب خانه ها نیز فعالیت ها به صورت خودکار است اما منابع به شکل دیجیتال درآمده است و از راه فناوری اطلاعات (IT)، منابع هم در داخل و هم خارج از کتابخانه در دسترس عموم قرار دارد. این دسترسی می‌تواند از راه وبگاه های کتابخانه ای باشد و یا از راه اپلیکیشن هایی که برای خرید و یا خواندن رایگان منابع تولید شده اند.
به اعتقاد ویتن و بین بریج (۲۰۰۳)، کتابخانه دیجیتالی سه مزیت عمده نسبت به همتای سنتی خود دارد:
۱- دسترسی از راه دور به منابع آن به سادگی امکان پذیر است، ۲- از امکانات بسیار قوی و وسیع جستجو و مرور بهره میگیرد،
۳- اساس و پایهای برای خدمات دارای ارزش افزوده محسوب می شود. به طور کلی مزایای یک کتابخانه دیجیتالی عبارتند از :
- عدم وابستگی به مکانی خاص برای استفاده کاربران
- یک سند در یک زمان می تواند مورد استفاده ی چندین نفر قرار گیرد.
- در کتابخانه های دیجیتالی نیازی به حجم بالای فضا برای نگهداری اطلاعات وجود ندارد.
- سازماندهی منابع اطلاعاتی
- توصیف منابع اطلاعاتی اعم از متن، تصاویر، فایلهای صوتی و نظایر آنها
- تحلیل محتوا و نمایه سازی
- دسترسی آسان به محتوای مواد دیجیتال
- امکان دسترسی به محتوای مواد سایر کتابخانه ها یا مراکز دیجیتالی
- مدیریت دقیق تر بر حجم گسترده ای از اطلاعات در کتابخانه های دیجیتالی
-کاهش زمان نشر، در نتیجه کاهش زمان اشاعه اطلاعات
--مشکلات کتابخانه های دیجیتالی
کتابخانه های دیجیتالی همانند سایر مراکز از فناوری های نوین استفاده می کنند که به علت ماهیت این فناوری ها دارای محدودیت هایی هستند. از جمله این محدودیت های موجود در این زمینه می توان به مواردی اشاره کرد: ۱-عدم وضوح قوانین مربوط به حق مولف 2-عدم وجود زیرساخت ها 3-عدم روابط عاطفی میان کاربر و کتابخانه زیرا تعامل رو در رو وجود ندارد و روابط عاطفی در حال فراموشی است. 4-کتابخانه های دیجیتالی و هزینة نسبتا بالای ایجاد و موانع مالی آن 5-لزوم داشتن مهارت جستجو و بازیابی اطلاعات 6- حفاظت و امنیت منابع اطلاعاتی
به منظور رفع چالش های فوق، همراهی سازمان های مطبوع از جنبه تأمین اعتبار و زیرساختهای مورد نیاز و چگونگی پیاده سازی آن به عنوان زیرساختی برای مدیریت دانش و تمایل متخصصین علم اطلاعات همچنین امنیت اطلاعات بسیار ضروری می باشد.
4. از نظر شما چگونه می توان در کتابخانه ها و سایر مراکز اطلاع رسانی یک آرشیو دیجیتال را راه اندازی کرد؟
برای ایجاد آرشیو الکترونیکی همانند ایجاد آرشیو اسناد فیزیکی باید تمام مدارک و مستندات کاغذی ابتدا به صورت الکترونیکی درآمده و سپس در آرشیو ویژه خود ذخیره سازی و نگهداری شوند. تجزیه و تحلیل اسناد و طراحی ساختار الکترونیکی آن ها، اولین گام برای ساماندهی الکترونیکی اسناد آرشیویبوده و طراحی مناسب آن تأثیر به سزائی در کارآیی و کیفیت بهره برداری از بایگانی دیجیتال خواهد داشت.
در ساماندهی اسناد الکترونیکی، باید مبانی مدیریت نگهداری اسناد در کنار استفاده از یکسیستم مدیریت اسناد حرفه‌ایمورد توجه قرار گیرد. شناسایی اسناد از لحاظ نوع کاغذ، اندازه، نحوه نگهداری و کیفیت اسناد، انتخاب تجهیزات مطلوب، شناخت کاربران سامانه و تعیین سطوح دسترسی، تعیین فیلدهای جستجو و… نخستین مرحله ساماندهی الکترونیکی اسناد است. تجربیات کشورهای پیشرو در زمینۀ استفاده ازفناوری اطلاعاتدر ساختارهای سازمانی، امکانات موجود و نوع اطلاعات و اسناد و نقش محوری آنها در ایجاد خدمات الکترونیکی، ضرورت تبدیل ساختار سنتی نگهداری اطلاعات به سامانه های پیشرفته بایگانی الکترونیکی را بیش از پیش آشکار می سازد. در پایان این فرآیند، تهیه نسخه پشتیبان از آرشیو الکترونیکی بسیار ضروری می باشد؛ که این مهم در آرشیوهای فنی و کتابخانه های تخصصی با همکاری بخش انفورماتیک صورت می گیرد.
۵ . از نظر شما آینده ی آرشیو دیجیتال در کشور ما چگونه خواهد بود؟
اگر دیروز هدف کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی، بیشتر گردآوری و سازماندهی منابع اطلاعاتی بود، امروز هدف آنها به علت حجم انبوه اطلاعاتِ پراکنده، «اشاعه اطلاعات» می باشد. در جهان امروز در حالی کهوب جهان گستر، جهان را تحت تسلط خود درآورده است، هیچکدام ازبخش های کتابخانه های تخصصی اعم از تهیه و سفارش، گردآوری، سازماندهی و حتی اشاعه، خارج از دایرهاینترنتنمی تواند کارایی لازم را داشته باشد. بنابراین به زودی آرشیو اسناد و کتابخانه های دیجیتالی جایگزین کتابخانه های سنتی خواهد شد و این امر اجتناب ناپذیر است.
۶. چنانچه سخنی پایانی با خوانندگان دارید، بفرمایید؟
تجربیات سالهای فعالیتم در این رشته این بوده که کارشناسان و متخصصین علم اطلاعات علاوه بر دارا بودن علاقه و انگیزه فراوان به حرفه شان می بایست با دانش و نیاز روز همگام شده و هرگز از کاراوان شتابنده دنیای داده و اطلاعات عقب نمانند و علاوه بر آشنایی به ساختار سازمانی که در آن مشغول به فعالیت می باشند، تلاش نمایند تا رویکردی کارآمد، متناسب با چرخه اطلاعات سازمان مربوطه، به منظور مدیریت بهینه دانش سازمانی و رفع نیاز اطلاعاتی متخصصان مربوطه را اتخاذ نمایند تا همواره منابع سازمانی را با دانش روز همگام سازند و آرشیوی به روز و پویا در راستای استراتژی سازمان طراحی نمایند. در پایان از شما و همکارانتان نهایت تشکر را دارم و برایتان آرزوی موفقیت می کنم.
از سرکار خانم ماندانا حیاتی بابت اینکه وقت ارزشمند خود را در اختیار ما قرار داده و مطالب ارزشمندی را ارائه نمودند بسیار سپاسگزاریم...
